Solicitud de registros públicos
Solicitud de registros públicos
¿Cómo se solicitan los registros públicos?
Por favor, envíe este formulario para presentar una solicitud de registros públicos.
[Nota: Si busca un expediente académico oficial, haga clic aquí].
Cumplimiento de la ley de registros públicos y procedimientos
¿Qué es la Ley de Registros Públicos de Arizona?
La Ley de Registros Públicos de Arizona es una serie de estatutos (y casos judiciales que interpretan esos estatutos) que describen el acceso del público a la información gubernamental y que hacen que las agencias gubernamentales (incluida la ASU) sean responsables ante el público mediante la concesión de un derecho de acceso a los registros. Los estatutos están disponibles en: A. R.S. § 39-101 a -161 y A.R.S. § 15-1640
Esta ley se aplica a todas las solicitudes para inspeccionar o copiar registros públicos de acuerdo con la Ley de Registros Públicos de Arizona y las autoridades aplicables relacionadas.
¿Qué es un registro público?
El término "Registros Públicos" no está definido por la ley, pero se ha interpretado que incluye todos los registros realizados o recibidos por los empleados públicos en el desempeño de su trabajo, incluidos los registros destinados a difundir información al público o a crear un registro de las transacciones oficiales o los gastos del gobierno. En otras palabras, en general, un registro realizado por un funcionario público y conservado en virtud de una obligación legal para que sirva de memoria de una transacción oficial.
¿Quién puede solicitar registros públicos? ¿Y cómo?
Cualquier persona tiene derecho a inspeccionar (durante las horas regulares de oficina) la información pública (en otras palabras, cualquier registro público en la custodia de cualquier empleado de la Academia Preparatoria de ASU) o recibir copias, impresiones o fotografías de cualquier registro público, sujeto a los requisitos legales aplicables y esta declaración de política.
Aunque no es necesario que la solicitud sea por escrito, el solicitante debe presentar una solicitud por escrito para facilitar el proceso. Para presentar una solicitud de registros públicos, utilice el formulario proporcionado e incluya todos los detalles posibles, como el intervalo de fechas de la solicitud, qué registro público o información específica se solicita y cualquier otro detalle de apoyo para ayudar a identificar los registros solicitados.
¿Existe alguna excepción a la Ley de Registros Públicos de Arizona?
Sí, las siguientes excepciones se interpretan de forma restrictiva.
- Algunos estatutos prevén la confidencialidad de los registros y excepciones a la Ley de Registros Públicos. Algunos ejemplos son:
- Expedientes estudiantiles/FERPA (En general, salvo cierta información del directorio, los expedientes educativos de los estudiantes están exentos de divulgación en virtud de la legislación federal y estatal).
- registros de investigación
- información del donante
- Si la divulgación de un expediente constituye una invasión de la intimidad personal y esa invasión tiene más peso que el derecho del público a conocerlo, entonces el expediente puede ser redactado y, en algunos casos, no ser presentado. Por ejemplo, las autoridades legales de Arizona han llegado a la conclusión de que una persona tiene un interés en la privacidad de su fecha de nacimiento y que los empleados estatales tienen un interés en la privacidad de sus direcciones y números de teléfono.
- Si la divulgación de un expediente es perjudicial para los intereses del Estado, entonces el expediente puede ser redactado o, en algunos casos, no ser presentado.
Nota: Los registros de personal serán tratados como exentos de la Ley de Registros Públicos de Arizona.
¿Cuál es el procedimiento para responder a una solicitud de registros públicos?
Una vez realizada la solicitud, y antes de que se produzcan los registros, el custodio de los mismos debe determinar:
- si los documentos solicitados son registros públicos
- si existe algún motivo autorizado para denegar la inspección pública
- si se debe imponer un cargo.
Si se solicitan copias o impresiones, los registros públicos deben permanecer en posesión, custodia y control del empleado de la Academia Preparatoria ASU que sirve como custodio de dichos registros.
Todas las solicitudes se tramitarán en un plazo razonable y de forma que no se interrumpan las actividades públicas. Lo que es un tiempo y una manera razonables debe ser en todos los casos una determinación de hecho dependiendo de la accesibilidad del material.
Una vez que los registros están listos:
- Los registros estarán disponibles para su inspección o copia sólo durante el horario de trabajo habitual (8:00 a.m. - 5:00 p.m.), de lunes a viernes.
- El solicitante dispondrá de un espacio adecuado para inspeccionar los registros públicos o la información sin coste alguno.
- Si se cobra un cargo por copia, el solicitante depositará un pago en la forma prescrita en la Academia Preparatoria ASU antes de recibir el material.
¿Puede ASU Preparatory Academy cobrar al solicitante?
Sí, ASU Preparatory Academy puede cobrar para producir copias de los registros. Además, si el solicitante pide que las copias sean enviadas por correo, ASU Prep puede requerir el pago por adelantado de cualquier copia y los cargos postales.
El empleado de ASU Prep que reciba la solicitud deberá preguntar si los registros se solicitan para un uso no comercial o para un uso comercial, lo que afectará al coste que se cobrará. La Legislatura ha distinguido entre las tarifas que la universidad puede exigir para las solicitudes comerciales y no comerciales de copias de registros públicos.
Solicitudes no comerciales
Para una solicitud de más de 25 páginas (8½ por 11 pulgadas) en cualquier mes calendario ASU Preparatory Academy cobrará una tarifa de copia de 20¢ por página (por lado), independientemente de si se producen en formato impreso o electrónico, más $10.00 por hora para el tiempo del personal. El cargo por documentos de tamaño no estándar será el costo real de reproducción más el tiempo del personal a $10.00 por hora. El tiempo del personal se cobrará a prorrata en incrementos de un cuarto de hora. [Nota: ASU Preparatory Academy no puede cobrar por el costo de la búsqueda de los registros].
Solicitudes comerciales
Las personas que solicitan copias de los registros públicos para un propósito comercial deben proporcionar una declaración certificada que establece el propósito comercial para el que se solicitan los registros. Al recibir una certificación firmada, el empleado de ASU Prep que sirve como custodio de los registros solicitados evaluará un cargo que incluye lo siguiente:
- una parte del coste que supone para ASU Prep la obtención del original o de las copias de los registros;
- una tarifa razonable por el coste del equipo y el personal utilizados en la producción de dicho registro o reproducción; y
- el valor del disco o la reproducción en el mercado comercial.
"Propósito comercial" significa el uso de registros públicos con el propósito de producir un documento que contenga toda o parte de la copia, impresión o fotografía para su venta. También incluye la obtención de nombres y direcciones de los registros públicos con el propósito de solicitar o vender dichos nombres y direcciones a otro con el propósito de solicitar o para cualquier propósito en el que el solicitante pueda anticipar razonablemente la recepción de ganancias monetarias por el uso directo o indirecto de dicho registro público.
El propósito comercial no significa el uso de un registro público como evidencia o como investigación para evidencia en una acción en un cuerpo judicial o cuasi-judicial del Estado de Arizona, una subdivisión política del Estado, o ASU Prep.
¿Quién es responsable de la conservación de los registros públicos?
La ley requiere que todos los empleados de ASU Prep mantengan todos los registros razonablemente necesarios o apropiados para mantener un registro preciso de sus actividades oficiales.
Cuando ASU Prep recibe una solicitud de registros públicos, todos están obligados a tomar medidas para preservar los registros solicitados.