Annual Notification of Rights under FERPA

Confidentiality of education records is a right of public school students and their parents. This right is provided for by the Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). Under this law, “education records” means those records that are: (1) directly related to a student; and (2) maintained by an educational agency or institution or by a party acting for the agency or institution. Of course, education records are maintained on every child enrolled in a public school. The types of information gathered and maintained includes, but is not limited to: the student’s and parents’ names, address and telephone number; the student’s date and place of birth, date of enrollment in the school, records from previous schools attended, attendance record, subjects taken, grades, school activities, assessment results, number of credits earned, immunization records, disciplinary records, if any, correspondence from parents, and child find and other screening results, including hearing and vision screening results.

In addition, for children with disabilities, education records could include, among other things, evaluation and testing materials, medical and health information, each annual Individualized Education Program (IEP), notices to parents, notes regarding IEP meetings, parental consent documents, information provided by parents, progress reports, assessment results, materials related to disciplinary actions, and mediation agreements. The information is gathered from a number of sources including the student’s parents and staff of the school of attendance. Also, with parental permission, information may be gathered from additional sources including doctors and other health care providers.

This information is collected to assure proper identification of a student and the student’s parents and the maintenance of accurate records of the student’s progress and activities in school. For children with disabilities, additional information is collected in order to assure the child is identified, evaluated, and provided a Free Appropriate Public Education (FAPE) in accordance with state and federal special education laws.

The School must ensure compliance with federal confidentiality laws at all stages of gathering, storing, retaining and disclosing education records to third parties. In addition, the destruction of any education records of a child with a disability must be in accordance with IDEA regulatory requirements.

In accordance with FERPA, the rights of the parents regarding education records are transferred to the student at age 18, subject to limited exceptions.

The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords parents, and in the case of students of ASU Preparatory Academy (the “School”) who are 18 years of age or older, the students themselves (“eligible students”), certain rights with respect to the student’s education records. These rights are:

1. The right to inspect and review the student’s education records no more than 45 days after the day the School receives a request for access. Parents or eligible students should submit a written request to the school Principal that identifies the records they wish to inspect. The Principal or Registrar will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected.
2. The right to request the amendment of the student’s education records that the parent or eligible student believes are inaccurate, misleading, or otherwise in violation of the student’s privacy rights under FERPA. Parents or eligible students who wish to ask the School to amend a record should submit a written request to the school principal, clearly identifying the part of the record they want changed, and specify why it should be changed. If the School decides not to amend the record as requested by the parent or eligible student, the School will notify the parent or eligible student of the decision and of their right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing.
3. The right to provide written consent before the School discloses personally identifiable information (PII) from the student’s education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent of a parent or eligible student; please see below for some of the situations where prior written consent for disclosure is not required by FERPA. One exception, which permits disclosure without consent, is disclosure to school officials with legitimate educational interests. A school official is a person employed by the School as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel) or a person serving on the School Governing Board.  A school official also may include a volunteer or contractor outside of the School who performs an institutional service or function for which the School would otherwise use its own employees and who is under the direct control of the School with respect to the use and maintenance of PII from education records, such as  an attorney, auditor, medical consultant, or therapist; a parent or student volunteering to serve on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee; or a parent, student, or other volunteer assisting another School official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility.
4. Upon request, the School discloses education records without consent of a parent or eligible student to officials of another school district, charter school or other educational institution in which a student seeks or intends to enroll, or is already enrolled, if the disclosure is for purposes of the student’s enrollment or transfer.
5. Parents have the right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the School to comply with the requirements of FERPA.

The name and address of the Office that administers FERPA are:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202
FERPA permits the disclosure of PII from students’ education records, without consent of the parent or eligible student, if the disclosure meets certain conditions found in Title 34, Section 99.31 of the FERPA regulations. Except for disclosures to School officials, disclosures related to some judicial orders or lawfully issued subpoenas, disclosures of directory information, and disclosures to the parent or eligible student, §99.32 of FERPA regulations requires the School to record the disclosure. Parents and eligible students have a right to inspect and review the record of disclosures. A School may disclose PII from the education records of a student without obtaining prior written consent of the parents or the eligible student:

• To other school officials, including teachers, within the educational agency or institution whom the School has determined to have legitimate educational interests. This includes contractors, consultants, volunteers, or other parties to whom the School has outsourced institutional services or functions, provided that the conditions listed in §99.31(a)(1)(i)(B)(1) – (a)(1)(i)(B)(2) are met. (§99.31(a)(1))
• To officials of another school, school district, or institution of postsecondary education where the student seeks or intends to enroll, or where the student is already enrolled if the disclosure is for purposes related to the student’s enrollment or transfer, subject to the requirements of §99.34. (§99.31(a)(2))
• To authorized representatives of the U.S. Comptroller General, the U.S. Attorney General, the U.S. Secretary of Education, or State and local educational authorities, such as the Arizona Department of Education. Disclosures under this provision may be made, subject to the requirements of §99.35, in connection with an audit or evaluation of Federal- or State- supported education programs, or for the enforcement of or compliance with Federal legal requirements that relate to those programs.  These entities may make further disclosures of PII to outside entities that are designated by them as their authorized representatives to conduct any audit, evaluation, or enforcement or compliance activity on their behalf. (§§99.31(a)(3) and 99.35)
• In connection with financial aid for which the student has applied or which the student has received, if the information is necessary to determine eligibility for the aid, determine the amount of the aid, determine the conditions of the aid, or enforce the terms and conditions of the aid. (§99.31(a)(4))
• To State and local officials or authorities to whom information is specifically allowed to be reported or disclosed by a State statute that concerns the juvenile justice system and the system’s ability to effectively serve, prior to adjudication, the student whose records were released, subject to §99.38. (§99.31(a)(5))
• To organizations conducting studies for, or on behalf of, the School, in order to: (a) develop, validate, or administer predictive tests; (b) administer student aid programs; or (c) improve instruction. (§99.31(a)(6))
• To accrediting organizations to carry out their accrediting functions. (§99.31(a)(7))
• To parents of an eligible student if the student is a dependent for IRS tax purposes. (§99.31(a)(8))
• To comply with a judicial order or lawfully issued subpoena. (§99.31(a)(9))
• To appropriate officials in connection with a health or safety emergency, subject to §99.36. (§99.31(a)(10)
• Information the School has designated as “directory information” under §99.37 (see below). (§99.31(a)(11))
• To representatives of a state or local child welfare agency or tribal organization when such agency is legally responsible for the care and protection of the student

 

Notice for Student Directory Information Release

Federal law (specifically, the Family Educational Rights and Privacy Act or “FERPA”) requires that the School, with certain exceptions, obtains your written consent prior to the disclosure of personally identifiable information from your child’s education. FERPA provides many exceptions to the written consent requirement. For example, personally identifiable information from education records may be released to other school or School officials, to other schools where your child seeks to enroll, to the Arizona and United States Department of Education, and under other exceptions provided by law.

Another exception to the written consent requirement is for information designated as “directory information.” Directory information is information that is typically not considered harmful to disclose. Before the School may release directory information without your written consent, it must first inform you of those items that the School will designate as directory information, and provide you an opportunity to opt-out. The School has taken care to balance safeguarding your child’s information with ensuring that your child is informed of various opportunities and activities. Accordingly, the School has decided to designate the following information as “directory information” (information that can be released without your written consent): 

• Student’s name*
• Student’s parents’ names
• Student’s home address*
• Student’s home telephone number*
• Student’s country of birth
• Student’s country of citizenship
• Student’s School assigned electronic (e-mail) address*
• Student’s current school of attendance
• Student’s major field of study
• Student’s photograph
• Student’s grade Level (9th, 10th etc.)
• Student’s enrollment status (part time or full time)
• Student’s honors and awards received
• Student’s dates of attendance (semester, quarter, etc., not specific days in school)
• Student’s participation in officially recognized activities and sports
• Student’s height, weight and athletic number if member of an athletic team
• Student’s most recently attended educational agency or institution
• Class rank by percentages (for example, top 10%, top 20%)*
• Class rank by GPA (for example, 3.0 and above)*

NOTE: The items with an asterisk (*) are designated by the School as directory information only if the information is being released to: 1) Colleges, universities, and prospective employers for purposes of recruitment, notification of scholarship offers or job opportunities, and similar purposes; or 2) ASU Preparatory Academy-affiliated and approved groups or vendors [e.g. student groups and clubs (yearbook, student newspapers, student council, marching band, National Honor Society, and the like); student athletic teams; parent booster clubs; site council; parent-teacher groups; graduation vendors (photographs, caps and gowns, announcements), and the like]. This information will not be considered “directory information” if being requested by an individual or group that does not conform to the requirements above (e.g. for-profit business that are not School-approved vendors, outside media groups, and the like). In those circumstances, the information designated with an asterisk (*) will only be released if written consent is provided by the parent/guardian or eligible student.

There are various pros and cons to directory information that you must weigh as a parent. If you opt-out of directory information, the School will not release your child’s information to colleges, recruiters, or other entities providing scholarship opportunities. Your child may also miss opportunities to be on vendor lists for graduation announcements, yearbook opportunities, or other student lists for participation in clubs and activities, or his/her achievements may not be publicized in School announcements.

Another item to consider is that two federal laws require the School to provide military recruiters, upon request, with the following information – names, addresses and telephone listings – unless parents have advised the School that they do not want their student’s information disclosed without their prior written consent.

If you do not want any or all directory information about your student to be released to any person or organization (including School groups) without your prior signed and dated written consent, you must notify the School in writing by filling out this form.

 

La confidencialidad de los registros educativos es un derecho de los estudiantes de escuelas públicas y sus padres. Este derecho está previsto por la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA). Bajo esta ley, “registros educativos” significa aquellos registros que están: (1) directamente relacionados con un estudiante; y (2) mantenido por una agencia o institución educativa o por una parte que actúe en nombre de la agencia o institución. Por supuesto, se mantienen registros educativos de cada niño matriculado en una escuela pública. Los tipos de información recopilada y mantenida incluyen, pero no se limitan a: los nombres, la dirección y el número de teléfono del estudiante y de los padres; la fecha y el lugar de nacimiento del estudiante, la fecha de inscripción en la escuela, los registros de las escuelas anteriores a las que asistió, el registro de asistencia, las materias tomadas, las calificaciones, las actividades escolares, los resultados de las evaluaciones, la cantidad de créditos obtenidos, los registros de vacunación, los registros disciplinarios, si corresponde, correspondencia de los padres, y child find, y otros resultados de las pruebas de detección, incluidos los resultados de las pruebas de audición y visión.

Además, para los niños con discapacidades, los registros educativos podrían incluir, entre otras cosas, materiales de evaluación y pruebas, información médica y de salud, cada Programa de Educación Individualizado (IEP) anual, avisos a los padres, notas sobre las reuniones del IEP, documentos de consentimiento de los padres, información proporcionados por los padres, informes de progreso, resultados de evaluaciones, materiales relacionados con acciones disciplinarias y acuerdos de mediación. La información se recopila de varias fuentes, incluyendo los padres del estudiante y el personal de la escuela a la que asiste. Además, con el permiso de los padres, se puede recopilar información de fuentes adicionales, incluyendo médicos y otros proveedores de atención médica.

Esta información se recopila para asegurar la identificación adecuada de un estudiante y los padres del estudiante y el mantenimiento de registros precisos del progreso y las actividades del estudiante en la escuela. Para los niños con discapacidades, se recopila información adicional para asegurar que el niño sea identificado, evaluado y se le proporcione una Educación Pública Apropiada y Gratuita (FAPE) de acuerdo con las leyes de educación especial estatales y federales.

La escuela debe garantizar el cumplimiento de las leyes federales de confidencialidad en todas las etapas de recopilación, almacenamiento, retención y divulgación de registros educativos a terceros. Además, la destrucción de cualquier expediente educativo de un niño con una discapacidad debe realizarse de acuerdo con los requisitos reglamentarios de IDEA.

De acuerdo con FERPA, los derechos de los padres con respecto a los registros educativos se transfieren al estudiante a la edad de 18 años, sujeto a excepciones limitadas.

La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) otorga a los padres, y en el caso de los estudiantes de ASU Preparatory Academy (la “Escuela”) que tienen 18 años de edad o más, a los propios estudiantes (“estudiantes elegibles”), ciertos derechos con respecto a los registros educativos del estudiante. Estos derechos son:

1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante no más de 45 días después del día en que la escuela recibe una solicitud de acceso. Los padres o estudiantes elegibles deben enviar una solicitud por escrito al director/a de la escuela que identifique los registros que desean inspeccionar. El director/a o el registrador/a harán los arreglos necesarios para el acceso y notificarán al padre o al estudiante elegible sobre la hora y el lugar donde se pueden inspeccionar los registros.
2. El derecho a solicitar la enmienda de los registros educativos del estudiante que el padre o el estudiante elegible cree que son inexactos, engañosos o de otra manera en violación de los derechos de privacidad del estudiante bajo FERPA. Los padres o estudiantes elegibles que deseen pedirle a la escuela que enmiende un registro deben presentar una solicitud por escrito al director/a de la escuela, identificando claramente la parte del registro que desean cambiar y especificar por qué se debe cambiar. Si la escuela decide no enmendar el registro según lo solicitado por el padre o el estudiante elegible, la escuela notificará al padre o al estudiante elegible de la decisión y de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de enmienda. Se proporcionará información adicional sobre los procedimientos de audiencia a los padres o al estudiante elegible cuando se les notifique del derecho a una audiencia.
3. El derecho a proporcionar consentimiento por escrito antes de que la escuela divulgue información de identificación personal (PII) de los registros educativos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin el consentimiento de un padre o estudiante elegible; Consulte a continuación algunas de las situaciones en las que FERPA no requiere el consentimiento previo por escrito para la divulgación. Una excepción, que permite la divulgación sin consentimiento, es la divulgación a los funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por la escuela como administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal médico o de salud y el personal de la unidad de aplicación de la ley) o una persona que sirve en la Junta Directiva Escolar. Un funcionario escolar también puede incluir a un voluntario o contratista fuera de la escuela que realiza un servicio o función institucional para la cual la escuela utilizaría a sus propios empleados y que está bajo el control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de la PII de registros educativos, como un abogado, auditor, consultor médico o terapeuta; un padre o estudiante que se ofrece como voluntario para servir en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas; o un padre, estudiante u otro voluntario que ayude a otro funcionario escolar a realizar sus tareas. Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un expediente educativo para cumplir con su responsabilidad profesional.
4. A pedido, la escuela divulga los registros educativos sin el consentimiento de un padre o estudiante elegible a funcionarios de otro distrito escolar, escuela autónoma u otra institución educativa en la que un estudiante busca o tiene la intención de inscribirse, o ya está inscrito, si la divulgación es a los efectos de la inscripción o transferencia del estudiante.
5. Los padres tienen derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de los EE. UU. Con respecto a presuntas fallas de la escuela para cumplir con los requisitos de FERPA. El nombre y la dirección de la Oficina que administra FERPA son:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202

FERPA permite la divulgación de PII de los registros educativos de los estudiantes, sin el consentimiento de los padres o del estudiante elegible, si la divulgación cumple con ciertas condiciones que se encuentran en el Título 34, Sección 99.31 de las regulaciones de FERPA. Excepto por las divulgaciones a los funcionarios de la escuela, las divulgaciones relacionadas con algunas órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, las divulgaciones de información del directorio y las divulgaciones al padre o estudiante elegible, la sección 99.32 de las regulaciones de FERPA requiere que la escuela registre la divulgación. Los padres y los estudiantes elegibles tienen derecho a inspeccionar y revisar el registro de divulgaciones. Una escuela puede divulgar PII de los registros educativos de un estudiante sin obtener el consentimiento previo por escrito de los padres o del estudiante elegible:

• A otros funcionarios escolares, incluidos los maestros, dentro de la agencia o institución educativa a quienes la escuela ha determinado que tienen intereses educativos legítimos. Esto incluye contratistas, consultores, voluntarios u otras partes a quienes la Escuela ha subcontratado servicios o funciones institucionales, siempre que se cumplan las condiciones enumeradas en §99.31 (a) (1) (i) (B) (1) – (a) ( 1) (i) (B) (2) . (Sección 99.31 (a) (1))
• A funcionarios de otra escuela, distrito escolar o institución de educación postsecundaria donde el estudiante busca o tiene la intención de inscribirse, o donde el estudiante ya está inscrito si la divulgación es para propósitos relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante, sujeto a los requisitos de § 99.34. (Sección 99.31 (a) (2))
• A representantes autorizados del Contralor General de los Estados Unidos, el Fiscal General de los Estados Unidos, el Secretario de Educación de los Estados Unidos o las autoridades educativas estatales y locales, como el Departamento de Educación de Arizona. Las divulgaciones bajo esta disposición pueden hacerse, sujetas a los requisitos de §99.35, en relación con una auditoría o evaluación de programas educativos respaldados por el gobierno federal o estatal, o para la aplicación o cumplimiento de los requisitos legales federales relacionados con esos programas. Estas entidades pueden hacer más divulgaciones de PII a entidades externas que son designadas por ellas como sus representantes autorizados para realizar cualquier auditoría, evaluación o actividad de cumplimiento o cumplimiento en su nombre. (§§99.31 (a) (3) y 99.35)
• En relación con la ayuda financiera que el estudiante ha solicitado o que el estudiante ha recibido, si la información es necesaria para determinar la elegibilidad para la ayuda, determinar el monto de la ayuda, determinar las condiciones de la ayuda o hacer cumplir los términos y condiciones de la ayuda. (Sección 99.31 (a) (4))
• A funcionarios o autoridades estatales y locales a quienes se permite específicamente informar o divulgar información por un estatuto estatal que concierne al sistema de justicia juvenil y la capacidad del sistema para servir eficazmente, antes de la adjudicación, al estudiante cuyos registros se divulgaron, sujeto a §99.38. (Sección 99.31 (a) (5))
• A organizaciones que realizan estudios para, o en nombre de, la Escuela, con el fin de: (a) desarrollar, validar o administrar pruebas predictivas; (b) administrar programas de ayuda estudiantil; o (c) mejorar la instrucción. (Sección 99.31 (a) (6))
• A los padres de un estudiante elegible si el estudiante es un dependiente para propósitos de impuestos del IRS. (Sección 99.31 (a) (8))
• Para cumplir con una orden judicial o una citación legal. (Sección 99.31 (a) (9))
• A los funcionarios apropiados en relación con una emergencia de salud o seguridad, sujeto a §99.36. (Sección 99.31 (a)(10)
• Información que la escuela ha designado como “información de directorio” según §99.37 (vea abajo). (Sección 99.31(a)(11))
• A representantes de una agencia estatal o local de bienestar infantil u organización tribal cuando dicha agencia sea legalmente responsable del cuidado y protección del alumno

 

Otra excepción al requisito de consentimiento por escrito es la información designada como “información de directorio”. La información del directorio es información que normalmente no se considera dañina para divulgar. Antes de que la Escuela pueda divulgar la información del directorio sin su consentimiento por escrito, primero debe informarle de esos elementos que la Escuela designará como información de directorio, y proporcionarle la oportunidad de darse de baja. La Escuela se ha encargado de equilibrar la protección de la información de su hijo con asegurar que su hijo sea informado de varias oportunidades y actividades. En consecuencia, la Escuela ha decidido designar la siguiente información como “información de directorio” (información que puede ser divulgada sin su consentimiento por escrito):

• Nombre del estudiante*
• Los nombres de los padres del estudiante
• Dirección del estudiante*
• Número de teléfono del estudiante*
• País de nacimiento del estudiante
• País de ciudadanía del estudiante
• Dirección electrónica asignada por la Escuela del Estudiante (correo electrónico) *
• Escuela de asistencia actual del estudiante
• El principal campo de estudio del estudiante
• Fotografía del estudiante
• Nivel de grado del estudiante (9º, 10º, etc.)
• Estado de inscripción del estudiante (a tiempo parcial o a tiempo completo)
• Honores y premios estudiantiles recibidos
• Fechas de asistencia del estudiante (semestre, trimestre, etc., días no específicos en la escuela)
• Participación del estudiante en actividades y deportes reconocidos oficialmente
• Altura, peso y número atlético del estudiante si es miembro de un equipo atlético
• La agencia o institución educativa más recientemente atendida por el estudiante
• Clasificación de clase por porcentajes (por ejemplo, top 10%, top 20%)*
• Clasificación de clase por GPA (por ejemplo, 3.0 y superior)*

Hay varios pros y contras de la información del directorio que debe considerar como padre. Si opta por no recibir información del directorio, la escuela no divulgará la información de su hijo a universidades, reclutadores u otras entidades que brinden oportunidades de becas. Su hijo también puede perder oportunidades de estar en listas de proveedores para anuncios de graduación, oportunidades para anuarios u otras listas de estudiantes para participar en clubes y actividades, o sus logros pueden no ser publicados en anuncios de la escuela.

Otro elemento a considerar es que dos leyes federales requieren que la escuela proporcione a los reclutadores militares, a pedido, la siguiente información (nombres, direcciones y listas de teléfonos) a menos que los padres le hayan informado a la escuela que no quieren que se divulgue la información de su estudiante sin su consentimiento previo. consentimiento por escrito.

Si no desea que toda la información del directorio sobre su estudiante se divulgue a ninguna persona u organización (incluidos los grupos escolares) sin su consentimiento previo por escrito firmado y fechado, debe notificar a la escuela por escrito llenando este formulario.